Ko je virtuelni asistent?

Virtuelni Asistent je osoba, koja radi od kuće, online putem interneta, za domaće I strane klijente. Klijenti mogu angažovati Virtuelnog Asistenta po satu ili po projektu, što zavisi od međusobnog dogovora, ali I prirode samog posla. U svetu je zanimanje Virtuelnog Asistena veoma popularno I traženo, što možete zaključiti I na samom Google-u. Kod nas se ovo zanimanje na svojim počecima, ali je vrlo perspektivno.

Pojam virtuelni asistent najlakše je objasniti terminom „moderna sekretarica“. Dakle, zamislite jednu sekretaricu i njene obaveze u firmi i na sve to dodajte promenjen prostor za rad – umesto kancelarije, sad je tu kuća. Jedna moderna sekretarica se bavi administracijom, održavanjem sajtova, pisanjem objava na društvenim mrežama, kontaktom sa klijentima, potrošačima, ugovaranjem sastanaka, pisanjem izveštaja, transkripcijom sastanaka, obradom poslovnih dokumenata, organizovanjem poslovnih i porodičnih putovanja, osmišljavanjem novih ideja za promociju i plasiranje proizvoda ili usluge… Lista skoro da nema kraj.

Iako ćete svugde naći informaciju da je Virtuelni Asistent od svega po malo I da treba svašta nešto da zna, istina je da uspešan VA mora biti izuzetno snalažljiv I sposoban I pre svega veoma organizovan. Ove karakteristike su zajedničke za sve freelancere, ali naročito za Virtuelne Asistente.

Kad počinjete od nule i radite najlakše I najmanje plaćenje poslove, kao što su unošenje podataka (data entry), prekucavanje (transkripcija), copy-paste I slično, ukoliko imate I druga znanja ili želju za usavršavanjem, imate velike šanse da postanete dobro plaćeni Virtuelni Asistent.

Zašto želite da radite kao Virtuelni Asistent?

Pre nego što se bacimo na priču oko toga šta sve jedan Virtuelni Asistent može da radi, koliko para realno može da zaradi I šta je sve potrebno od opreme, veština i konkretnih alata, prvo treba da odgovorite na jedno veoma važno pitanje. Znam da ste već svašta čuli o ovom zanimanju, da sve zvuči primamljivo, interesantno, možda i lako, ali vas molim da sada napravite pauzu i dobro razmislite zašto uopšte želite da radite online, od kuće? Koji su tvva[ioji glavni razlozi? Evo nekoliko primera da vam pokrenu vijuge.

1. Želiš da budeš vlasnik sopstvenog vremena?
2. Želiš da zaradiš više?
3. Želiš da imaš više vremena za svoju porodicu?
4. Ne možeš da nađeš drugi posao?
5. Dosta ti je 8-časovnog + radnog vremena?
6. Želiš da svaki radni dan bude drugačiji izazov?
7. Želiš da budeš u korak sa vremenom?
8. Želiš da napreduješ, a ne da stagniraš u poslu?

Kad odaberete jedan razlog, zapitajte se šta to zapravo znači za vas. Svaki od navedenih primera ima mnogo dublje značenje. Sad ću pokušati da vam ih približim. Kad neko kaže:

Želim da radim online da bih bila vlasnik sopstvenog vremena zapravo znači da želi da izbegne prekovremeni rad, sastanke subotom, naporne šefove, gužve u saobraćaju na putu do posla i nazad, ustajanje u 6, ostajanje u kancelariji celih 8 sati, iako realno nema posla…

Želim više vremena sa porodicom zapravo znači da ste svesni koliko ste već dragocenih momenata propustili ili šta ćete sve propustiti ako ne promenite nešto – mature, rođendane, slave, fudbalske utakmice, priredbe, recitacije…

Ne želim da stagniram znači da ste osoba željna znanja, novih stvari, tražite izazove, jer se na taj način osećate živim. Čamotinja i ponavljanje istih stvari vam prosto spuštaju vibraciju.

Želim da radim od kuće da bih bila u koraku sa vremenom znači da smatrate da tako poslovanje i treba da funkcioniše. Dobijete zadatak, uradite ga i budete plaćeni za to. Toliko je jednostavno, a toliko produktivno. Nema nepotrebnog trpljenja nekompetentnog šefa na poslu, kolege čija vam (u najmanju ruku) intonacija glasa ne prija, čekanja da prodje tih 17h ili ostajanja prekovremeno i biti neplaćen za to.

Prednosti rada od kuće

Na šta sve treba da obratite pažnju pre nego se upustite u dublje istraživanje? Svaki online posao, pa i posao Virtuelnog Asistenta zahteva vašu punu pažnju i posvećenost. Što više vremene možete da mu posvetite, to ćete pre videti rezultate.

1. Sami pravite raspored rada

Samo vi birate kad ćete šta staviti na svoj kalendar. Kad ustajete, u koje vreme radite, kad vežbate,  kad ručate, kad idete sa decom u park, kad idete na proslavu i bukvalno sve organizujete spram vašeg plana za taj dan. Kada radite od kuće, vi stvarno jeste vlasnik svog vremena (naravno da raspored pravite u dogovoru sa klijentom, posebno kad ste u različitim vremenskim zonama), ali je isto tako važno da znate da vas niko neće terati da radite. To super zvuči, ali može da bude mač sa dve oštrice. I u online svetu postoje rokovi. Sve dok ih se pridržavate i isporučujete obećano, svi će biti super zadovoljni.

2. Birate mesto za rad

Pod uslovom da zaista radite. Ponoviću još jednom. Možete raditi odakle god hoćete, sve dok zaista radite. Toliko je važno da naglasim. To može biti krevet i pidžama. To može biti terasa i omiljene papuče. To može biti ležaljka u dvorištu i omiljena jastuk. To može biti svako mesto na kom se vi odlično osećate i imate wifi signal. Ukoliko smatrate sebe za odgovornu osobu, ovaj posao može da bude vaš raj na Zemlji.

3. Birate sa kim ćete raditi

Ovo zvuči fenomenalno i stvarno je istina, ali retki su oni srećnici kojima se to desilo odmah na početku. To znači da ćete ipak malo morati da se potrudite i radite za razne klijente, kako bi uopšte došli da ideju  ko vam najbolje odgovara, kakav tip klijenta, iz koje niše, kakvi projekti i slično. Jeste obećana Zemlja, ali put do nje je malo duži. Ali vredi. I nije uopšte tako teško doći do pravih klijenata, a samim tim i poslova. 

4. Duplo veća zarada preko interneta

Kad radite od kuće, možete  duplo više da zaradite. Samim tim što ne idete u kancelariju – trošite mnogo manje novca na odeću, obuću, šminku, grickalice..i sve što inače kupujete na putu do posla. Deluje zanemarljivo, ali ajde baš stavite na papir – mislim da nije baš mala cifra. Druga stvar oko duple zarade jeste i rad sa strancima – koji može mnogo više da se naplati, jer zaista vredi. Ali džaba vam što vredi, ako nema ko da plati.

5. Zdravija ishrana

Po meni je ovo jedna velika prednost rada od kuće, naravno kada se potrudite da nabavite zdravu hranu (ne onu iz istoimenih prodavnica, koja je sve samo ne zdrava), već jedete stvarno zdravu hranu. Svejedno je da li ćete je sami spremati ili negde naručiti. Zamislite da na svom trenutnom poslu možete da pojedete mladi luk ili da ispečete kajganu za doručak? Ako možete, dobro razmislite da li treba da ga menjate. Mislim ovo ne znači da ne možete da vodite zdraviji život inače, samo znam koliko su mi veće mogućnosti za tako nešto, kad sam kod kuće i kad napravim plan unapred.

Koji su nedostaci rada od kuće?

1. Radni dan nema kraja

Ako mu to dozvolite. Normalno je da na početku radite i noću i danji i kad god stignete. Tako sam i ja. Provela sam bezbroj noći izmedju dojenja u radu na kompjuteru, što vam nikad ne bih preporučila. Jer taj stres koji sutra dan svi zajedno porodično proživljavamo ne može da se poredi ni sa kakvim parama niti da zameni san i živce koji su tada nestali. I zato je jaaaako važno da što pre dođete do prvog klijenta ili do projekta koji ćete moći da radite u uslovima u kojima dajete svoj maksimum i zaista koristite svoj puni potencijal.

2. Nedostatak motivacije

Iako lično smatram da spoljašnja motivacija nije dugoročno rešenje, znam mnoge ljudi koji prosto ne mogu da se zamisle da rade od kuće. Da sami sebe nateraju da se pokrenu. Ma nema šanse. Ako nema šefa, nema posla. Ako nema kolega, radna atmosfera ne postoji. I nema motivacije. Sem u slučaju da imate energiju kao Anđelka Dučić, rešenje koje se nameće u ovom slučaju su definitivno coworking prostori. Mesta na kojima dolaze ljudi koji rade online, pa ih ta užurbana atmosfera podseća na rad u kolektivu i donosi motivaciju. U mom slučaju je baš suprotno. Kada sam okružena ljudima koji cirkulišu i povremeno pričaju, prosto ne mogu da se fokusiram na svoj zadatak. Više volim da radim u sobi ili u dvorištu, da me niko ništa ne pita. Ali ako ste vi više ekstrovertan tip onda su coworking prostori dušu dali za vas. Istina je da oni nisu besplatni, ali svakako se isplate na duže staze. 

3. Osećaj izolovanosti i otuđenosti

Ok, znam da vam ovo možda zvuči kao prednost u nekim slučajevima, ali nastavite da čitate. Naročito ako ste u manjoj sredini, u kojoj niko nema predstavu šta radite i prosto ne nalazite sagovornike. Meni lično je ovo stanje savršeno odgovaralo na početku, a posle i to dosadi. Uželiš se brate ljudi. I zato volim da idem na konferencije, seminare, književne večeri, radionice na razne teme. Tu je za mene spas. A najbolje od svega je što, kad god se zaželim ljudi i gužve, odem, napunim se pozivitnom energijom, razmenim iskustvo sa ljudima iz “mog” sveta i ponovo se vratim na svoje. Na tome sam posebno zahvalna.

4. Svi poslovi su na vama

Vi ste odgovorni za čistoću prostora u kom radite, jer nema “teta Sanje” da sredi pre i posle vas.  Vi ste istovremeno i šef i oni koji izvršavaju obaveze. Ovaj deo mi baš često smeta, ali onda shvatim da je to moja kuća, koju bih svakako morala da održavam i čistim, čak i da radim u kancelariji u gradu i onda mi nekako bude lakše. Pa još kad tu dodam i bonus vreme koje imam za slušanje podkasta – e onda definitivno imam duplu vrednost.  

5. Ometanja od strane ukućana

Ok, ovo je vrlo ozbiljna stvar, a mislim da ste o njoj najmanje razmišljali. Sećam se kako sam se i sama duuugo borila sa raznim “Mama, gde mi je nešto”, “Nikolina, ajde mi dodaj ono”, “Možeš li samo na sekund da dođeš” i sličnim rečeniciama, dok nisam obelodanila moj raspored rada. Sad svi znaju da me ne diraju od 10 do 12h pre podne, jer tad praktično nisam tu ni za koga. Telefon je ugašen, a kad sam sama, vrlo često i zaključam kuću, da mi ne bi baš tada došao neko iz komšiluka (izvinjavam se unapred svojim komšijama što sam se često pravila da nisam tu, a oni me videli na prozoru).

6. Kućni poslovi koji čekaju

Sudovi koji treba da se operu, kuća koja treba da se usisa, cveće da zalije, ručak da se skuva… Znam, sve vas to čeka, čak i kad podelite neke od ovih poslova sa ukućanima, vi svakako prolazite pored pune sudopere, preskačete preko gomile razbacanih igračaka… i zaista morate odrediti prioritete u datom trenutku. Ja sam napravila plan rada u toku nedelje – pa tako jedan dan peglam veš, drugi brišem prašinu, treći čistim kupatilo itd, dok naravno postoje i svakodnevni zadaci tipa kuvanja ručka, usisavanja (sad kad su deca mala i stalno mrve svuda unaokolo). Ali bez donete odluke u glavi, ništa drugo ne vredi i naći ćete se u začaranom krugu nezadovoljstva. A to nikom ne treba.

7. Prelazak u zonu opuštanja

Kad znate da nećete ići “među ljude” može se desiti da ostanete u pidžami, ili ne operete kosu, ili usvojite naviku da se nikad ne “doterujete”. Nemojte me pogrešno shvatiti, ja ne mislim da treba da se sredjujete kako bi bile lepše, ali ja lično nemam ništa protiv toga i baš smatram da svaka osoba treba da se oblači onako kako voli i kako se oseća. Samo iz iskustva mogu da potvrdim da malo manje pažnje posvećujem sebi od kad radim od kuće. I to je veeelika greška. Setite se samo koliko puta ste se bolje osećale i izašle na kraj sa izazovom kad ste bile u svojoj omiljenoj garderobi (šta god to bilo) ili kad ste ponovo obule one štikle od pre 2 godine.

8. Nesigurna primanja

Kakav god posao sada imate, imate i redovna mesečna primanja. Nije bitna cifra. Činjenica je i da ih imate. I činjenica je da vam ista trebaju za svakodnevni život. Što se za online posao i ne može baš reći. Na samom početku morate biti spremni da nećete zaraditi ništa prva dva, tri meseca i ne daj Bože da napustite posao kako biste se potpuno posvetili ovoj online avanturi. To nije pravi put, ako nemate zaleđinu. I jednom kad počnete da radite, proći će dosta vremena kad ćete sa sigurnošću moći da kažete da konačno imate stabilna primanja. Ali doćiće i to vreme jer radite na tome.

9. Nema plaćenih godišnjih odmora

Ha, ovo zvuči kao gruba šala. Naročito kad znate šta sve ljudi rade, kako su (ne) prijavljeni, ali recimo da imate dobar posao za naše pojmove, na kom imate pravo na godišnji odmor, koji usput možete da iskoristite kad vama odgovara, a ne van sezone (!), rad online vam to definitivno ne omogućava. Istina je da postoje kompanije, sa kojima kad sklopite ugovor,  možete ostvariti sve benefite full-time zaposlenog, ali ako vam to nije cilj, onda ćete sve klijente koje ste uspeli da dobijete, morati i da sačuvate za sledeću sezonu kad se vratite sa letovanja, porodiljskog odsustva itd. Što i nije tako teško kad nastupite kao čovek.

Koje sve poslove može da radi Virtuelni Asistent?

Do skora je vladalo opšte mišljenje da jedan Virtuelni Asistent može da radi samo administrativne poslove I to ne sve. Pričam o svetu, ne o Srbiji. Kod nas se još uvek misli na automatske sekretarice ili Siri kad spomenemo Virtuelne Asistente. No, to nije daleko od istine, ali je daleko od toga da je to sve. Tek smo na početku. Pokušaću da kategorizujem poslove, ali smatrajte to samo pokušajem, a ne nekom zvaničnom klasifikacijom, jer se stvari jaaaako brzo menjanju, a na vama je da budete u toku. Baš kao pravi Virtuelni Asistenti. 

Krajem marta 2020.  godine održala sam jedno predavanje na ovu temu i sudeći po kometarima gledalaca mislim da sam uspela da prikažem zaista veeeliki broj poslova na jednom mestu. Iz tog razloga, prenosim vam snimak u celosti, koji traje sat i 20 minuta. Na kraju samog predavanja imate i link do kompletne prezentacije sa svim slajdovima u PDF formatu, za lakše snalaženje. Sigurna sam da će vam, posle gledanja ovog videa, mnooogo stvari biti jasnije i sa sigurnošću ćete znati da li su znanja i veštine koje sada trenutno posedujete dovoljne za početak i ako nisu, šta je to što biste mogli da naučite i upustite se u online svet.  

1. Online moderna sekretarica

• Istraživanje web-a
• Unošenje podataka
• Plaćanje računa
• Priprema Power Point prezentacija
• Odgovaranje na email-ove
• Odgovaranje na telefonske pozive
• Ugovaranje i koordinacija poslovnih sastanaka
• Obrada dokumenata

2. Administrativni Asistent

• Knjigovođstvo
• Transkripcija
• Pisanje izveštaja

3. WordPress Asistent

• Ažuriranje sadržaja na WordPress sajtovima
• Ažuriranje dodataka (plugins)
• Proveravanje da li su svi linkovi aktivni
• Dodavanje novih stranica i članaka
• Merenje poseta (website traffic)
• Koordinacija sa programerima po potrebi
• Odgovaranje na pitanja posetilaca sajta

4. Asistent za e-commerce platforme

• Otvaranje online prodavnice
• Skupljanje svih potrebnih podataka o proizvodu
• Ubacivanje proizvoda
• Ažuriranje opisa proizvoda
• Praćenje prodaje

5. Asistent za knjige

• Priprema teksta za štampanje ili online izdavanja
• Provera pravopisa i gramatičkih grešaka
• Formatiranje slika i ilustracije
• Formatiranje tabela
• Kreiranje tabele sadržaja ili linkova do poglavlja
• Kreiranje headera i footera

6. Podkast asistent

• Traženje potencijalnih gostiju
• Ugovaranje snimanja sa gostima
• Editovanje audio snimka
• Follow-up sa gostima oko dodatnih materijala
• Kreiranje pdf dokumenata za preuzimanje
• Kreiranje propratnih vizuala
• Ubacivanje intro i outro, kao i najave za podcast
• Ubacivanje kompletnog audio snimka na hosting
• Kreiranje novog članka na sajtu
• Kreiranje objava na društvenim mrežama o novoj epizodi
• Kreiranje audiograma – teasera za svaku epizodu

Kako napraviti audiogram?

Ako me pratite na Instagramu i ako pratite moj podkast Vreme je za VAs, onda ste primetili interaktivne objave koje imam na Instagramu, koje se u stvari zovu Audiogrami i vrlo jednostavno se prave. Na slici vidite na šta konkretno mislim, a u videu pogledajte kako kreirati ovako nešto.

Pored video uputstva za rad u programu Headliner – u kom i pravim audiograme, ispod možete videti i koje poslove radi jedan Podkast Asistent i odlučiti da li je možda baš to vaš sledeći korak u online svetu. A verujte mi na reč, podkast scena u Srbiiji i regionu se zaista ubrzano razvija, na sreću svih nas ljubitelja audio sadržaja.

7. Webinar asistent

• Priprema prezentacije za webinar
• Zakazivanje u programima (Zoom, GoToMeeting, WebinarNinja, EverWebinar)
• Kreiranje početne stranice na kojoj se ljudi prijavljuju
• Slanje obaveštenja o početku webinara
• Tehnička podrška tokom uživo webinara
• Odgovaranje na pitanja gledalaca

Šta je sve potrebno da naučim kako bih mogla da pomognem klijentima da organizuju i održe jedan ili seriju webinara?

Priprema materijala za prezentovanje – uglavnom u formi prezentacije. Dakle, potrebno je urediti prezentaciju da bude pregledna i vizuelno dopadljiva. U tu svrhu mogu koristiti PowerPoint ili Canvu, a isto tako i Prezi.

Kreirati landing stranicu – na kojoj će pisati o kojoj temi je reč, za koga je webinar, trajanje, kao i cilj održavanja. Takođe, na toj istoj stranici treba ubaciti i formular za prijavu. Mogu da biram između 3 načina na koji ću to ostvariti:

• preko programa kao što je LeadPages ili

• preko email marketing alata koji klijent koristi (npr. MailChimp, Mailerlite ili Convertkit…) ili

• uz pomoć samog programa preko kog se webinar i održava (npr. Zoom ili Demio – oba daju mogućnost kreiranja posebne stranice za prijavu na webinar).

Automatizovati slanje emailova – prilikom prijave svakog gledaoca, poslati email istog sadržaja, u kom se klijent zahvaljuje na učešću i poziva na uživo druženje sa linkom za priključenje.

Podrška tokom webinara – pratiti chat, odgovarati na pitanja tehničke prirode i kopirati pitanja u jedan dokument, na koja klijent (voditelj webinara) najčešće odgovara na kraju.
Ova 4 posla su bukvalno must-have za svakog ko je ikada držao webinar. Asistent u tolikoj meri olakša posao, da klijentu ostaje samo da se fokusira na najbitnije, a to je kvalitetno predavanje.

A koliko sve to košta?
Cena rada po satu se kreće od 10 do 30 eur, u zavisnosti od angažovanja asistenta. A može da se plaća i fiksna cena po projektu, u ovom slučaju webinaru.
Recimo da za prezentaciju treba 3 sata. Za landing stranicu 2 sata. Za emailove 1 sat. Za podršku npr 2 sata. Ukupno 8 sati rada. I ako uzmemo prosečnu cenu sata od 20 eur, to mu dođe 160 eur.

Ima li klijent toliko novca?
Ima (bez da ulazimo u priču otkud to pitanje mindset-a, jer je zaista u pitanju samo ograničavajući način razmišljanja). Kada nudite kvalitet i rezultati su tu, nema razloga da sumnjate u sebe, a samim tim neće ni klijent.

8. Asistent za kreiranje Online kurseva

• Rad na platformi koju klijent preferira (Kajabi, OptimizePress, Teachable…)
• Editovanje videa
• Ubacivanje video sadržaja – modula na platformi
• Formatiranje stranica (početna, moduli, tutorijali…) na platformi (na osnovu template)
• Ubacivanje dodatnih materijala na platformi (audio, pdf dokumenti, transkripcija…)
• Rešavanje problema na koje polaznici nailaze pri logovanju i snalaženju na platformi

Pogledajte kako funkcioniše jedan od alata za editovanje videa, po imenu Camtasia.

9. Asistent u FB grupama – zajednicama

• Praćenje komunikacije u grupi
• Odgovaranje na pitanja
• Deljenje korisnog sadržaja
• Zakazivanje objava
• Zakazivanje uživo sastanaka

10. Pinterest asistent

• Pretraživanje ključnih reči
• Kreiranje Pinova
• Čuvanje interesantnih pinova
• Pronalaženje group borads
• Zakazivanje objava

11. Asistent za vođenje FB I Instagram kampanje

• Upoznavanje idealnih klijenata i njihovih interesovanja
• Utvrđivanje cilja promocije
• Kreiranje teksta reklame
• Kreiranje vizuala promocije
• Praćenje feedback-a
• Merenje rezultata

12. Asistent za YouTube video

• Editovanje videa
• Kreiranje teasera
• Deljenje novih videa na ostalim društvenim mrežama

13. Email Marketing Asistent

• Rad u email marketing programu (ConvertKit, InfusionSoft, MailChimp, Mailerlite…)
• Osmišljavanje sadržaja na mesečnom nivou
• Kreiranje / pisanje newsletter
• Slanje newslettera
• Odgovaranje na emailove

14. Asistent za kreiranje prodajnih stranica

• “Oko za dizajn”
• Pisanje prodajnih tekstova
• Poznavanje strukture prodajnih stranica
• Rad u specijalizovanim programima kao što je LeadPages

15. Agent korisničkog servisa

• Odlično poznavanje usluga i proizvoda firme
• Kontakt sa potencijalnim klijentima
• Rešavanje problema postojećih korisnika
• Razgovor preko telefona
• Chat na samom sajtu

16. Asistent za reklamiranje na Google-u

• Rad u Google AdWords
• Upoznavanje sa tržištem na kom se klijent reklamira
• Preliminarni razgovor sa potencijalnim klijentima
• Utvrđivanje cilja promocije
• Kreiranje teksta reklame
• Praćenje kampanja
• Merenje rezultata

A šta ako klijent traži rad u programu koji vi NIKAD niste koristili?

Ovo mi je omiljeno pitanje. I obavezno odgovaram sa: Pa šta? Da li je to razlog da se nikad ne prijavite na neki posao, jer ne držite sve konce u rukama od samog starta? Pa gde nam je nestala kreativnost i sreća u neizvesnosti i iščekivanju? Zašto mi moramo sve unapred da imamo isplaniramo? Ali ajde, neka bude. I u tom slučaju opet postoji rešenje. Ma sve možete naći na internetu. Gospodin Google i YouTube sve znaju. Nisu baš uvek 100% tačni, ali upoređivanjem, malom analizom i naravno testiranjem sigurno ćete doći do pravog odgovora. A tek zvanični tutorijali – mislim na zvanične sajtove programa koje treba da koristite prvi put. Ljudima je u cilju da što bolje prodaju taj svoj program i bukvalno vam sve daju na tacni. Kako, šta, koliko, kad…

3 najvažnije osobine koje treba da ima svaki virtuelni asistent?

1. Dostupnost

Dostupnost ne znači da treba da odgovarate na emailove ili poruke preko Skype-a u pola noći zato što vam se klijent iz Amerike javlja i pita vas nešto vezano za projekat na kom radite, ali znači da treba da mu odgovorite u roku od maksimalno 24 sata, bez obzira na vremensku zonu.

Zamislite sad da radite na jednom projektu sa klijentom iz Kanade. Sve ste se lepo dogovorili i prionuli ste na posao. Medjutim, nakon dogovora, klijentu je sinula neka nova ideja i želi da promeni uputstva koja vam je prethodno poslao, a vi mu ne odgovarate. Ne proveravate email. Ili ste čak i videli email, otvorili ga i što se kaže primili k znanju, ali ako mu se ne javite, on nema pojma da li ste ga uopšte pročitali, da li ćete ispratiti njegove instrukcije ili radite na osnovu prvobitnih uputstava. Čak i odgovor „ok, u redu je, ili slažem se“ je daleko bolji od ćutanja.

Zamislite sad drugu situaciju. Klijent vam je dao da pošaljete neke silne mejlove s njegovog email naloga, a vi uopšte ne možete da se ulogujete, a on se ne javlja već dva dana. I treći dan vas pita kako napredujete, a vi niste ni počeli. Zato je jako je bitno da uspostavite kontakt na samom startu i uvek zahtevate povratnu informaciju.

Posmatrajte to ovako. Posao i porodica nisu isto. Slažem se. Ali hajde da ih negujemo na isti način. Pa ja bih se pojela živa da ne odgovorim drugarici na Messanger ili mami na Viber. To je za mene stvar principa. Ok je imati radno vreme i period u toku dana kad odgovarate na emailove, da se ne biste našli konstantno na telefonu, ali ispoštujte to svaki dan. Svaki dan.

2. Prirodnost

Druga najvažnija osobina koju treba da poseduje virtuelni asistent, a svojstvena je svim ljudima je prirodnost. Bitno je da se predstavite baš takvi kakvi zaista jeste. Možda klijent traži baš takvu osobu sa baš takvim stavovima, pogledima na svet, ležernošću ili profesionlanošću, perfekcionistu ili osobu koja ima oko za detalje ili sposobnost da vidi širu sliku, radoznalu, onu koja stalno nešto pita ili je spremna da slepo prati uputstva korak po korak. Nema mesta za razočarenje ako se stvari stave na svoje mesto odmah na početku. Iskrenost pre svega.  

3. Radost pri učenju

Zašto je to jako važno? Možda vam zvuči smešno ili kao kliše, ali u većini onlajn poslova morate stalno raditi na sebi i usavršavati se. Okolina, dešavanja i tehnologija vas prosto tera na to. I ukoliko vam to donosi radost, utoliko ćete više uživati u poslu i istovremeno brže napredovati.

Koji su osnovni alati za rad online?

1. PC / Laptop

Super su mi sve ove fotke apple računara na savršeno belim, uredjenim kancelarijskim stolovima po Marie Condo principu. Ne stvarno, i ja bih volela da imam jedan takav. Ali ne može o’ma. Tako da taj vaš Lenovo, Acer ili Dell će super raditi posao na početku. Neke osnovne karakteristike koje treba da poseduje da bi prosto mogao da izađe na crtu novim programima su: 4GB RAM memorije (ja trenutno imam sa 8GB), moj processor je Intel i5, a verovatno i i3 može da radi posao i 64-bit operativni system. I to je. Ready to go.

2. Internet / WiFi

Mislim da je ovde apsurdno bilo kakvo objašnjenje.

3. Engleski jezik

Da li je nužno poznavanje engleskog jezika za rad preko interneta? Kratak odgovor je DA. Iskren odgovor je DA. Evo sledi duži odgovor. ☺ Svi koji su me do sad pitali ovo isto pitanje, uglavnom su planirali da odustanu od online posla, jer oni “nisu sigurni” da je njihovo znanje engleskog jezika na zadovoljavajućem nivou. Eh šta bih dala da sad mogu da vam pustim jednog Indusa (ništa nacionalno) sa kojim sa radila, kako priča engleski I ni malo ne okleva da se prijavi za posao. Samopouzdanje je čudo. A isto tako I sumnja. Slušajte me sad pažljivo i verujte mi na reč da ako razumete filmove na engleskom, ako pratite emisije ili se snalazite na stranim blogovima i čitate ih (!) – apsolutno možete da radite preko interneta sa strancima. Ne dozvolite da vas to ludo uverenje spreči da se pokrenete. Jednostavno nemojte dozvoliti. Vi možete uticati na sopstvene misli. Ne zaboravite to nikad. I na kraju krajeva, ako ste baš toliko nesigurni, uvek možete da upušete neki kurs I poboljšate svoj izgovor ili gramatiku ili šta god mislite da vam škripi. Ali ne da ga upišete samo da biste ga upisali, a na času molite Boga da vas profesor ne prozove da odgvorite na pitanje. Ma hej, ovo nije srednja škola. Ili pretražite net I radite vežbe online. A ima ih gomila koja je dostupna besplatno. Svima, uključujući i vas. Evo jednog odličnog sajta za učenje.

4. Slušalice

Zašto slušalice? Zato što kada imate slušalice onda ćete bolje čuti. Haha, kao vuk u Crvenkapi – što veće to bolje. No, stvarno je važno da imate dobar protok zvuka upravo zbog komunikacije sa klijentom. Jer sečate se, pričaćete na Engleskom i pošto ga već ne koristite svakodnevno, biće vam lakše da se skoncentrišete na sam razgovor.

6 programa koje koriste Virtuelni Asistenti

1. Canva

Kreiranje sadržaja je bukvalno osnov za razvoj svakog biznisa, naročito online. Da bi taj sadržaj bio i vizuelno privlačan, tu je Canva. U ovom programu možete napraviti sve što zamislite, a ako i dalje verujete da kreativnost nije Vaša jača strana, Canva nudi i gomilu već osmišljenih primera, template, koje samo treba da prilagodite sopstvenim potrebama – ubacite sadržaj i promenite boje.

2. Google Suite

Čuvanje i deljenje dokumenata sa klijentima i kolegama takođe spada u osnove online rada. U tu svrhu najčešće se koristi Google Suite, iako nije jedini. Kao što i sam naziv kaže Google Suite je kombinacija više programa: Google Drive (Docs, Sheets, Slides, Forms…), Hangouts, Calendar, Gmail.

3. Trello

Za bolju organizaciju zadataka u okviru projekata koje radimo za iste ili različite klijente koristimo alate kao što su Trello i Asana. Nema više prepiske preko emaila, nema više izgubljenih obaveštenja… sve je na jednom mestu, uvek dostupno, svima. Zamislite da radite u timu ljudi koji se nalaze na različitim kontinentima, u različitim vremenskim zonama.

Ispod imate video uputstvo kako se koristi Trello project management alat, kako biste videli kako zapravo stvari funkcionišu i naravno da se uverite da je sve stvar prakse i da ništa od ovih alata nije atomska nauka.

4. MailChimp

Svaki biznis se trudi da održi što bolju i prirodniju komunikaciju sa potencijalnim kupcima. U te svrhe koriste se različiti email marketing programi, kao što su MailChimp, Mailerlite, Infusionsoft, ConvertKit. Za početak počnite sa onim koji je najpopularniji kod nas. U svetu su to možda malo skuplji programi, koji nude i dodatne mogućnosti, pored email marketinga, mada se MailChimp svim silama trudi da ih sustigne. U svakom slučaju, svi ovi alati funkcionišu po istom principu i zaista kad probate da radite u jednom, 100% sam sigurna da će Vam rad u svakom drugom alatu, ići lakše i jednostavnije.

5. Toggl

Svakom ko je početnik savetujem da koristi alate za merenje vremena, bez obzira da li naplaćuje po satu ili po projektu. Merenje vremena nam daje uvid u realno vreme koje smo utrošili na rad na određenom zadatku.

6. Zoom

Pre par godina Skype je bio #1 alat za online sastanke. Danas primat preuzima Zoom, jer ima stabilniju konekciju, mogućnost da više ljudi istovremeno prisustvuje sastanku, da dele ekrane i snimaju sastanak.

Koje poslove može da radi Zoom Virtuelni Asistent?

Ugovaranje sastanaka sa klijentima

Kada klijent želi da se dogovori oko potencijalne saradnje vrlo često daje mogućnost npr. besplatnih konsultacija i tu na scenu stupa Virtuelni Asistent, koji podešava sve parametre sastanka – vreme, datum, vremenska zona, kreira link, koji potom šalje klijentu.

Organizacija tumskih sastanaka

Upravo svedočimo globalnim promenama i masovnom prebacivanju na rad od kuće. Uloga VA jeste da organizuje sastanke timova, svima pošalje poziv sa linkom i bude tehnička podrška tokom sastanka. Može istii da snima i hvata beleške, koje posle prosleđuje članovima tima.

Podrška tokom online kursa

Većina online kurseva pruža mogućnost direktnog kontakta sa predavačem, jednom nedeljno, uživo online. Tu je neizmerna uloga Virtuelnog Asistenta, koji koordinira terminima, linkovima i rešava probleme logovanja i praćenja samog izlaganja.

Postavljanje stranica za webinare

Postavljanje detalja u vezi sa webinarom – datum, vreme, sadržaj, tema, benefiti itd. Ima mnogo drugih alata koji daju fensi mogućnosti za organizaciju webinara, ali Zoom je potpuno ok varijanta za početak i mnogi ga koriste u te svrhe.

Podrška tokom webinara

Ako ste bili bar na jednom webinaru, koji je išao uživo, znate koliko znači kada predavač ima pomoć u smislu da mu neko prosledi pitanja koja gledaoci postavljaju ili kad neko u chat-u pomaže konkretnoj osobi oko tehničkih smetnji – tona, zvuka itd. To je sve posao jednog Virtuelnog Asistenta.

Organizacija online konferencija

I najkompleksniji zadaci tiču se organizacije online konferencija i praktično podrazumevaju sve prethodno navedene zadatke + postavljanje i hostovanje snimljenih intervjua na platforme po izboru.

Kom tipu Virtuelnog Asistenta pripadaš?

Dugo mi je trebalo vremena da napravim ovu klasifikaciju. Ne zamerite, ali iskoristite sad 🙂

Postoje 3 tipa Virtuelnih Asistenata.

To su: Administrativni, Tehnički i Marketinški tip. Sami nazivi delimično mogu da objasne poslove koji spadaju pod svaki tip, ali ajde da učinimo stvari zanimljivijim, pa uradite OVAJ KVIZ da vidite kome tipu pripadate. Biće zanimljivo, verujte mi na reč.

Gde pronaći posao za Virtuelne Asistente?

1. Freelance platforme

Najpopularnija platforma za pronalaženje online posla je definitivno UpWork. UpWork je online tržište rada, samo je mnogo funkcionalne u odnosu na naš Biro ☺

Iako se sa povećanjem broja freelancera (ljudi koji rade online) i klijenata (oni koji zapošljavaju freelancere) pojavljuje i veći broj lažnih oglasa za posao, a manjak kvalitetnih freelancera, jer sad svi hoće da “rade online”, “probaju, pa šta bude”, UpWork je i dalje gigant – jedna ogromna korporacija, nastala 2015. spajanjem oDesk-a i Ellance-a, dotadašnje dve vodeće platforme.

Iz ličnog iskustva preporučujem da prve klijente i poslove upravo tražite na ovoj platformi, jer je to već razrađeno tržište. Ima koliko-toliko stabilne i proverene sigurnosne sisteme. Ja lično ne znam ni za jedan slučaj krađe, u smislu da su zarađene pare mistično nestale, iako se dešavalo da se nakon odrađenog posla, klijent više nikad ne javi. Ali to je rizik sa kojim se suočavamo i u realnom svetu, sa ljudima koje znamo uživo. Uvek postoji rizik, ali sa iskustvom počnete da prepoznajete sumnjive oglase i naučite kako da prepoznate prave klijente.

UpWork naravno nije jedina online platforma, pa tako postoje i Freelancer, People per Hour, Fiverr, Guru i sve funkcionišu na isti ili sličan način. Neke uzimaju više, neke manje procenata za posredništvo (jer povezuju freelancera i klijenta), ali princip rada je isti. Klijent postavi oglas, ima opciju da poziva frellancere ili da čeka da se sami jave. Freelanceri pretražuju oglase i prijavljuju se na poslove za koje smatraju da imaju resurse da ih završe. Postoji mnogo razloga za i protiv svake od ovih platformi i zaista ćete najbolji odgovor dobiti samo ako sami probate.

2. Linkedin grupe za Virtuelne Asistente

Ako ste prezasićeni pričom o freelance platformama, dobra alternative za one malo iskusnije u offline svetu su i Linkedin grupe. Evo nekoliko grupa u kojima se objavljuju i oglasi za posao VA:

• Digital Marketing
• Virtual Assistant Network
• Hire a Virtual admin assistant

3. Facebook grupe za Virtuelne Asistente

FB grupe postaju popularnije u poslednje vreme, pa ih tako ima dosta. Moj savet je da oberete jednu ili dve i tu se maksimalno posvetite. Bolje da budete u jednoj aktivni, nego u 10 samo na broju.

• Virtual Assistant Savies
• Virtual Assistant Jobs
• Virtual Assistant Tribe Jobs

Virtuelni asistent i zarada

Postoje mnogobrojni faktori koji utiču na zaradu koju možete ostvariti kao Virtuelni Asistent, kao na primer: konkretno iskustvo ili znanje ako nemate iskustvo, stručnost i koliko se usavršavate, koliko već dugo radite sa određenim klijentom, njegovo zadovoljstvo vašim radom i zalaganjem i još mnogi drugi faktori.

Generalno jedan Virtuelni Asistent početnik, koji radi na jednostavnijim poslovima može da zaradi $4-10/satu. U zavisnosti od obima posla, zavisi koliko sati će dnevno/nedeljno/mesečno raditi i proprocionalno tome zaraditi.

Srednje iskusan Virtuelni Asistent, koji konstantno radi na sebi može da zaradi $10-15/satu. Isto zarada zavisi od obima posla i broj kiljenata koje može da usluži.

A specijalizovan Virtuelni Asistent (tu se odmah podrazumeva da ima iskustva u radu sa određenim programima) zarađuje $15-30/satu. Na svakom od vas je da odluči da li će se specijalizovati za određenu nišu ili usavršiti određeni program ili će nuditI kombinaciju usluga.

Da li Virtuelni Asistent može da bude samo dodatni online posao?

O da, naravno da može. Posao Virtuelnog Asistenta možete raditi samo danima kad vama to odgovara I ne morate imati stalnog klijenta I raditi 8 sati. To je samo još jedna od prednosti, jer vas klijent može angažovati po potrebi, tipa 4 sata nedeljno ili 20 sati mesečno ili da ima jedan projekat mesečno. Ja I dalje radim za jednu Britansku firmu koja mi jednom mesečno šalje izveštaj da ga formatiram. Ovo je super, zato što već imam template u MS Wordu koji koristim samo za njihove dokumente i ne treba mi nikad više od dva sata da sve sredim. Uzmite u obzir da prosečan izveštaj ima oko 100-ak strana, 30-tak slika, 10-tak tabela koje treba formatirati. I da, to još uvek radim. Pored svega. Zato što to volim. I zato što su ljudi extra. Sarađujemo već 5 godina I prosto ne mogu da ih odbijem.

Ko su najčešći klijenti virtuelnim asistentima?

Virtuelni Asistetni postaju veoma traženi, ne samo u svetu, nego i kod nas. Najčešće ih angažuju manja preduzeća ili start-up sa jednim ili dva zaposlena, pa im VA služi kao dodatna pomoć oko manje stručnih, a više administrativnih poslova. Niše se ređaju od online prodavnica garderobe, delova za automobile, do raznih poslovnih i ličnih mentora, savetnika za ishranu, ..

Upravo u zavisnosti od stepena na kom se nalazi kompanija, ugovaraju se kratkoročni ili dugororočni poslovi.

Zaključak

Posao Virtuelng Asistenta je definitvno voz koji se kreće prugom u izgradnji. U vozu ima mesta za sve, a pruga će biti duža što nas bude više.

Pruga ne mora da nas odvede u inostranstvo, jer nam može biti odlično i baš tu gde jesmo.

Biće mi zadovoljstvo da vam odgovorim na sva pitanja u vezi sa online poslom. Slobodno mi pošaljite email preko kontakt forme ili pogledajte na koje sve načine možete raditi sa mnom. 

Ovaj post je prvi put napisan u martu 2019. godine, a poslednji put ažuriran u februaru 2023.

Uverena sam da imaš, ako ne pitanje, onda komentar vezan za savete iz ove epizode, ali ne znaš kako da dođeš do mene. :) Slobodno ostavi komentar ispod ili mi pošalji email na info@nikolinaandric.com i ja ću ti SIGURNO odgovoriti u roku od par sati, a možda i odmah. Sigurna sam da znaš bar jednu osobu, kojoj ćeš promeniti život kada sa njom podeliš proverene savete iz ove epizode.